14 apr

Geplaatst op 15:08h in Artikelen door

Gemeente Rotterdam heeft recent haar aanbesteding gepubliceerd, veel andere gemeenten gaan dit binnenkort doen en ook de zorgverzekeraars laten weer van zich horen. Er is geen ontkomen meer aan: komende tijd staat voor zorgaanbieders in het teken van aanbestedingen, aanbestedingen en nog eens aanbestedingen. Een goed moment om een aantal tips, handvaten en actuele thema’s onder de aandacht te brengen.

 

  1. Ga toch wél naar die informatiebijeenkomsten (en stel kritische vragen)

In veel gevallen organiseert de aanbestedende partij één of meerdere bijeenkomsten. Soms in de vorm van een marktconsultatie, meestal om de zorgaanbieders te informeren. Tijdens deze bijeenkomsten wordt over het algemeen een duidelijk beeld geschetst van de aanbesteding.

Het is vooral belangrijk om een idee te vormen over de richting waar de aanbestedende organisatie naar toe wilt. Wat is de intentie? waarom wordt dat zo gedaan? Dit geeft een idee wat men belangrijk vindt en hoe de offerte moet worden ingestoken.

Daarnaast vinden deze sessie vaak plaats gedurende het proces van het schrijven van de aanbesteding. Door kritische vragen te stellen en (on)gevraagd te adviseren, kun je enige richting geven aan (soms gekke) onderdelen van de aanbesteding.

 

  1. Maak gebruik van de Q&A

Pas na publicatie wordt volledig helder hoe de aanbesteding eruit ziet. Ondank dat de aanbestedende partij vooraf probeert zo duidelijk mogelijk te zijn, blijkt dit in praktijk niet altijd het geval. In sommige gevallen is er zelfs sprake van tegenstrijdigheden, oneigenlijke uitsluitingsgronden en disproportionele eisen.

De Q&A is het moment om extra informatie te vragen over onduidelijkheden in het bestek. Gebruik dit moment hier dan ook voor. Na de Q&A is hier immers geen ruimte meer voor.

Ook dient de Q&A te worden gebruikt om eventuele tegenstrijdigheden, oneigenlijke uitsluitingsgronden en disproportionele eisen aan te kaarten. Dit is naderhand niet meer mogelijk. Hierin wordt van de inschrijver namelijk enige pro-activiteit verwacht volgens een recente rechtelijke uitspraak[1].

 

  1. Bespreek tijdig de implicaties van het contract met de eigen organisatie.

Nog te vaak komt het voor dat de implicaties van het contract niet worden getoetst bij de eigen organisatie. Hierbij moet worden gedacht aan het implementeren van een nieuw facturatiesysteem, (kosten voor) registratie van medewerkers voor een specifiek kwaliteitsregister, een verwachte methodiek van werken, etc. De zorgorganisatie staat hier vaak pas bij stil, nadat de handtekening is gezet bij “het kruisje”.

Dit leidt in sommige gevallen tot situaties waarin last-minute aanpassingen moeten worden gedaan of (grote) kosten moeten worden gemaakt. Door tijdig dit implicaties van het contract te bespreken met de organisatie, worden nare verassingen voorkomen.

 

  1. Let op voor kartelvorming

In het kader van bestuurlijk aanbesteden wordt vaak intensief contact gezocht met aanbieders om gezamenlijk te komen tot inbreng voor het bestek. Als gevolg van de recente invoering van de Algemene Maatregel van Bestuur, zal nog meer dan voorheen gevraagd worden voor input om te komen tot reële tarieven. Zo lang dit informatie betreft over kostprijselementen, hoeft dit geen probleem te zijn. Wanneer aanbieders echter te intensief (met elkaar) betrokken zijn bij het bepalen van het tarief, kan er sprake zijn van kartelvorming[2]. Dit kan tot nare situaties en hoge boetes leiden.

 

  1. Beantwoord de vragen die gesteld worden.

De aanbestedingsregels zijn vrij duidelijk én hard. Aanbieders moeten aan de juiste criteria voldoen en vragen moeten op de juiste wijze beantwoorden. Waar het vaak fout gaat, is dat er een fout of geen (duidelijk) antwoord wordt gegeven op de vraag die de aanbestedende partij wordt gegeven. Wanneer een aanbestedende partij vraagt naar een specifiek document of naar een antwoord op een vraag, geef dat dan ook. Wordt er gevraagd om een cijfer of percentage? Dan wordt er gescoord op dat cijfer, niet op een 10 pagina’s lang tellend stuk proza. De inhoud van de proza is dan niet van invloed op het scorings- of gunningsproces.

 

Wilt u eens sparren over de valkuilen die u moet vermijden of wilt u (juridisch) ondersteund worden bij uw offertetraject, neem dan gerust contact op.

 

 

 

[1] https://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:RBROT:2017:2263

[2] https://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:CBB:2017:1

18 dec

Geplaatst op 15:37h in Artikelen door

Afgelopen jaar strandde de ene na de andere gemeentelijke aanbesteding binnen het sociaal domein in een juridisch strijd. Zelfs de aanbestedingen van de VNG werden niet ontzien in dit schermspel met kort gedingen. De gemeente Amsterdam zag afgelopen zomer geen andere uitweg dan de aanbesteding ambulante ondersteuning in te trekken[1]. Hierbij is gemeente Amsterdam zeker niet de enige in het land! Wij vragen onszelf dan ook oprecht af wat er gaande is. Doen wij dit allemaal niet voor de cliënten? Voor betere en efficiëntere zorg?  Waarom escaleert alles tegenwoordig zo snel en wat kunnen wij hier met z’n allen aan doen?

 

Politieke (lokale) invloeden, maar met mate
Lokale invloeden zijn vanaf het begin van de transitie een factor geweest. Invloed van wethouders en politieke partijen kleuren dan ook veelal de inkoopdocumenten. Dit is  niet per definitie een slechte ontwikkeling. Op deze manier wordt invulling gegeven aan de lokale identiteit en krijgen innovatieve projecten een reële kans. Iets dat wij alleen maar kunnen toejuichen.

Het gevaar is echter dat dit leidt tot oneerlijke concurrentie en inkoopprocedures waarvan de uitkomst op voorhand al bekend is. Het is van belang dat iedere mogelijke inschrijving gelijke kansen krijgt. Oneigenlijke uitsluitingsgronden zijn uit den boze. Toch zien we hier nog veel aanbestedingen op stranden.

Ook hoor ik nog te vaak over “afspraken” op bestuurlijk niveau. Een werkbezoek wordt al snel gebruikt om een aantal zaken kort te sluiten met de wethouder, die zich op zijn beurt weer bemoeit met de inkoop. Fout! Dit kan echt niet! De inkoop wordt door het inkoopteam gedaan en niet door een wispelturige wethouder. Het inkoopteam dient haar rug recht te houden onder deze bestuurlijke druk. Beter nog, de wethouder houdt zich hier ver buiten en vertrouwt op de kennis en kunde van het inkoopteam.

 

Professionalisering van de gemeentelijke inkoop
De tijd van ontdekken, leren en verkennen is voorbij. Waar in 2014 nog enige onervarenheid bij gemeenten oogluikend werd toegestaan, zou dit anno 2016 niet meer mogen. De belangen zijn groot en er zijn duidelijke regels bij aanbestedingen. Deze regels zijn er niet voor niets. Of deze regeldruk recht doet aan het systeem is een andere vraag. Het feit blijft dat een gemeente ze opgelegd heeft gekregen en moet volgen. Van een gemeente mag verwacht worden dat zij zich dan ook aan die regels houdt. Het speelkwartier is over. Er is simpelweg geen ruimte meer voor het negeren van deze regels.

Juist hier gaat het toch nog vaak fout. Een fout is in het inkoopdocument geslopen, tegenstrijdigheden in het inkoopproces, er is veel te laat gestart met de aanbesteding, noem de redenen maar op. Wanneer een aanbieder om deze redenen een gunning mist, is het niet meer dan logisch dat zij naar de rechter stapt.

Ik wil gemeenten dan ook oproepen om de verantwoordelijkheid te pakken en de zorginkoop de professionaliteit te geven die het verdient. Start op tijd, zorg voor voldoende juridische ondersteuning, stel een stevige projectleider aan en houd jezelf aan de gestelde procedure. Ook als dit een andere uitkomst betekent dan je wellicht voor ogen had.

 

Maatwerk geldt ook voor een offerte
De verantwoordelijkheid ligt ook zeker bij de zorgaanbieders. Een strak inkoopproces vraagt ook om een nauwgezette offerte. Het bestaansrecht van een grote zorgaanbieder is niet meer vanzelfsprekend. Als je een contract wilt, moet je daar ook moeite voor doen. Helemaal als de belangen groot zijn!

Dat het moeilijk is om een goede offerte te schrijven blijkt wel uit de kwaliteit die ik soms voorbij zie komen. Spel- en grammaticafouten zijn aan de orde van de dag. Daar verlies je geen aanbesteding op, maar is wel zonde voor het image van een aanbieder. Waar het fout gaat is bij het geven van antwoorden die compleet andere vragen lijken te beantwoorden. Wanneer een gemeente een antwoord vraagt op een specifieke vraag, geef dan ook het antwoord op díe vraag. Wordt er gevraagd om een cijfer of percentage? Dan wordt er gescoord op dat cijfer, niet op een 10 pagina’s lang tellend stuk proza. De inhoud van de proza is dan niet van invloed op het scorings- of gunningsproces.

Neem als zorgaanbieder de verantwoordelijkheid. Wees op de hoogte van de aanbestedingen die komen en zorg dat je deelneemt een informatiebijeenkomsten. Het schrijven van een offerte hoeft niet moeilijk te zijn, maar vraagt wel degelijk aandacht. Heb je hiervoor niet de tijd, zet er dan iemand op die dat wel heeft.

Tenslotte is het belangrijk om te realiseren dat de gang naar de rechter één is met verstrekkende gevolgen voor het gehele zorglandschap. Een kort geding, zeker als hierin het gehele inkooptraject ter discussie wordt gesteld, stokt alles. Dat wil niet zeggen dat een aanbieder niet naar de rechtbank mag. Wanneer je in je recht staat, sta je in je recht. We zien echter nog te vaak een kort geding vanuit aanbieders die niet blijken te voldoen aan gestelde realistische criteria of vanuit aanbieders die te laat (of vergeten) inschrijven. Deze redenen hebben op voorhand geen kans van slagen, maar vertragen wel het proces voor het gehele zorglandschap. Hier is niemand bij gebaat.

Bent u benieuwd hoe u uw aanbestedingstraject het beste kunt inrichten, wilt u eens sparren over de valkuilen die u moet vermijden of wilt u (juridisch) ondersteund worden bij uw offertetraject, neem dan gerust contact met ons op.


[1] https://www.skipr.nl/actueel/id27616-nieuwe-aanbesteding-ambulante-ondersteuning-amsterdam-.html

 

17 apr

Geplaatst op 18:15h in Blogs door

Sinds 2009 is binnen gemeenten het bestuurlijk aanbesteden razend populair. Uit onderzoek van het Public Procurement Research Centre (PPRC) blijkt dat maar liefst 55% van de gemeenten in 2014 een bestuurlijke aanbesteding uitschreef (Jan Telgen en Niels Uenk, 2015: PPRC: Universiteit Utrecht en Universiteit Twente). Bestuurlijk aanbesteden is dus een relatief jonge, populaire manier van aanbesteden. De procedure is innovatief, maar dit zegt niks over het resultaat. Aan bestuurlijk aanbesteden kleven namelijk ook een aantal flinke risico’s. Hieronder een korte schets van vijf valkuilen en oplossingen.

Wat is bestuurlijk aanbesteden?

Bij bestuurlijk aanbesteden worden langdurige relationele overeenkomsten afgesloten. Soms tot wel 10 jaar. Deze overeenkomsten zijn na gunning inhoudelijk aan te passen door partijen via zogenaamde overlegtafels. Voor deze tafels wordt vooraf een ontwikkelagenda opgesteld. De overeenkomsten staan open voor alle aanbieders die voldoen aan de (vooraf opgestelde) contract- en prijsafspraken. Er worden in de regel geen volumeafspraken gemaakt. Alle aanbieders ontvangen hetzelfde tarief en voor zowel zorgaanbieders als gemeenten geldt er vaak een tussentijdse opzegmogelijkheid.

  1. Arbeidsintensief

Voor succesvol bestuurlijk aanbesteden is intensief contact met de aanbieders, Wmo-raden en de colleges B&W noodzakelijk. Hiermee is het een arbeidsintensieve procedure.

  1. Te veel of te weinig aanbieders

Bij bestuurlijk aanbesteden is er een risico op beide scenario’s. Te veel aanbieders zorgt voor ingewikkeld contractmanagement en een mogelijke versnippering van de dienstverlening. Dit doordat iedere aanbieder kan aansluiten, mits zij voldoen aan de eisen binnen het opgestelde convenant.

Tegelijkertijd mag worden verwacht dat de lokaal werkende partijen zich uitselecteren: de zittende grote partijen kunnen dus een sterkere positie krijgen. De visie en belangen van de gevestigde instellingen kunnen hiermee gaan overheersen, ook is er een risico dat alleen met de bestaande organisaties afspraken worden gemaakt. Als de gemeente met weinig aanbieders een contract sluit en er tijdens de looptijd geen nieuwe aanbieders worden toegelaten, kan de keuzevrijheid van de cliënt heel beperkt zijn.

  1. Slechte positie voor kleine aanbieders

Ook kunnen kleine aanbieders mogelijk niet mee ontwikkelen, omdat ze weinig cliënten hebben en dan is het lastig om veel tijd te investeren in ontwikkeling met collega-partners. Dit kan doorontwikkeling, innovatie en flexibiliteit in de weg staan.

  1. Lange looptijd

Ook de lange looptijd van contracten die in het kader van bestuurlijk aanbesteden gesloten worden leveren weinig prikkels tot innovatie. Immers motiveren zij niet om op korte termijn veranderingen te weeg te brengen. Wel kan gesteld worden dat een langere looptijd weer voordelen heeft voor aanbieders: die zien zich gesterkt van een inkomstenstroom en kunnen daarom investeringen doen.

  1. Rechtsonzekerheid

Bestuurlijk aanbesteden kent een grote mate van rechtsonzekerheid. De overeenkomsten kunnen binnen bestuurlijk voortdurend worden aangepast. Hierdoor hebben aanbieders een onvoordelige positie. Dit heeft ook het geval dat voor gemeenten hun rechtspositie onduidelijk is. Daarnaast kan het leiden tot het vooraf weinig doordenken van risico’s, doordat tijdens de looptijd van de overeenkomst aanpassingen kunnen worden gemaakt.

Oplossingen

Bij bestuurlijk aanbesteden wordt gebruik gemaakt van de ruimte die geboden wordt binnen de procedure voor sociale en andere specifieke diensten (vanaf 18 april 2016). Het belangrijkste verschil met het huidige 2B-regime (die eenzelfde ruimte biedt) is dat aanbestedende diensten verplicht zijn om opdrachten vooraf aan te kondigen. De verplichte aankondiging impliceert een recht voor de ondernemers om vooraf op de hoogte te zijn van een aanbesteding. De nieuwe regelgeving stelt daarnaast dat aanbesteden van deze diensten alleen verplicht is voor opdrachten boven de € 750.000.

Hoewel bestuurlijk aanbesteden als een van de eerste niet-Europese aanbestedingsvorm wordt toegepast bij gemeenten, zijn er meerdere mogelijkheden. Het is zeer goed mogelijk binnen de procedure voor sociale en andere specifieke diensten gebruik te maken van de kernwaarden van bestuurlijk aanbesteden, en een gedeelte weg te laten. Zo kan in een procedure dankbaar gebruik gemaakt worden van het uitgangspunt van overleg met alle betrokkenen, maar moet men waken nieuwe en kleine aanbieders niet buiten spel te zetten. Hiermee is de procedure nog steeds arbeidsintensief te noemen, daar valt mogelijk weinig aan te veranderen. Ook kan een combinatie gemaakt worden met resultaatgericht inkopen, om zo innovatie bij aanbieders te stimuleren. Het voortdurend aanpassen van overeenkomsten kan ook weggelaten worden, hiermee wordt onnodig veel onduidelijkheid geschept. Bovendien doorstaat het mogelijk niet de toets der transparantie die de wetgever nu juist beoogd met een aanbestedingsplicht.

In de kern moeten partijen tijdens zo’n vrije manier van aanbesteden continu terug kunnen grijpen op een vast punt in de besluitvorming: de waaromvraag. Voldoen onze afspraken nog aan de door ons gewenste resultaten? Alles in acht genomen biedt bestuurlijk aanbesteden een platform om een passende aanbestedingsprocedure op te stellen. Waarbij door rekening te houden met bovenstaande risico’s goede resultaten behaald kunnen worden.