23 feb Grip op verzuim
De manieren waarop jij als leidinggevende invloed kan uitoefenen op het verzuim binnen je team
Nog even langs het koffiezetapparaat en dan snel door naar de overdracht. Terwijl ik plaats neem aan de overdrachtstafel, valt mij direct op dat we niet compleet zijn. Ik ben op tijd, dus ergens hoop ik dat er op het laatste moment nog iemand binnenkomt. Klokslag 7:00 uur, een vrolijke ‘goedemorgen’ op de gang; zouden we dan toch compleet zijn? Nee, helaas. De altijd goedlachse nachtdienst komt binnen en valt meteen met de deur in huis: er is een verzuimmelding, Lara heeft griep. Lange tijd om te balen is er niet, want de 24-uurs zorg gaat door. Dus met de nodige creativiteit wordt de dienst opgelost. Tegelijkertijd gaan ook de alarmbellen al rinkelen voor de rest van de week, want: “hoelang gaat dit duren en welke mogelijkheden zijn er nog?!”
Met een ziekteverzuim van gemiddeld 6,5% in het tweede kwartaal van 2021 onder medewerkers zorg en welzijn, is er sinds 2003 weer een nieuw record aangetikt (Centraal Bureau van Statistiek, 2021). Met name in de verpleeghuis-, verzorgings- en thuiszorg is het aantal fors, namelijk 7,9%. Naast dat dit een enorme kostenpost is voor de organisatie en daarmee voor de BV Nederland (verzuim kost gemiddeld €260,- euro per dag per medewerker, exclusief vervanging of productieverlies), heeft verzuim ook direct impact op de formatie en daardoor ook op de kwaliteit van zorg en de medewerkerstevredenheid (TNO, 2021). Thema’s waar ik mij als teammanager enorm verantwoordelijk voor voel, maar… nu eerst weer terug naar de orde van de dag. Met inmiddels een koude koffie in mijn hand doe ik mijn dagelijkse rondje over de afdelingen, sommige bewoners hebben al plaatsgenomen in de huiskamer. Van alle kanten krijg ik een ‘goedemorgen’, de één nog meer zin in de dag dan de ander. Dit voelt goed, maar tegelijkertijd bekruipt mij het gevoel van de ziekmelding mij weer. Het zal je als leidinggevende zeer bekend voorkomen dat het ziekteverzuim binnen je team/locatie een dagelijkse zorg is. Daarom neem ik jullie graag mee in hetgeen wat je vanuit jouw rol als leidinggevende kan doen aan het verminderen en voorkomen van verzuim, zonder dat het een dagtaak wordt.
Voorkomen is beter dan genezen
Zoals iedereen weet is voorkomen beter dan genezen dus: Rondom preventief verzuim is het van belang dat je als leidinggevende vroegtijdig signaleert wanneer een medewerker (werk)stress ervaart. Dit kan bij gedragsveranderingen (snel geprikkeld of stil) of uiterlijke kenmerken (wanneer iemand er bijvoorbeeld erg moe uit ziet). Ook problemen die bekend zijn (van bijvoorbeeld financiële aard of problemen in de privésituatie) behoren hierbij. Het gesprek hierover aangaan is van belang omdat er op deze manier kan worden gekeken naar wat een medewerker nodig heeft om die (ervaring van) stress te kunnen verminderen (de Goudse verzekeringen, 2021). Het is van belang dat deze signalen vroegtijdig worden besproken met de desbetreffende medewerker, omdat hierdoor adequaat gehandeld kan worden ter voorkoming van een ziekmelding. Omdat het mij in de praktijk vaak niet lukt om al deze gesprekken direct te voeren, houd ik per team een overzicht bij waarin ik per medewerker gedragsveranderingen of uiterlijke kenmerken bijhoud en dit wekelijks bekijk en op basis van de bijgehouden signalen actie onderneem.
Hierbij is het belangrijk om niet alleen naar het individu te kijken, maar ook naar de gehele context waarbinnen het individu werkzaam is. Worden bepaalde signalen veroorzaakt doordat er een prestatieve cultuur heerst waarin mensen zichzelf opgejaagd voelen tijdens werktijd, of stijgt de administratieve druk zodanig dat het energie van de medewerkers daarin gaat zitten? Dan is het goed om ook dat bespreekbaar te maken. De context die invloed zou kunnen hebben op het verzuim voor die ene medewerker, zou zich als een olievlek binnen de organisatie kunnen verspreiden als een soort trend waar mensen te lang op hun tenen hebben moeten lopen om de werkzaamheden goed uit te kunnen voeren. Daarin moet ik ook eerlijk zijn dat het hoge ziekteverzuim, een bepaalde cultuur of administratieve processen niet van de ene op andere dag anders kunnen zijn, maar erkenning geven aan het individu en op teamniveau, en samen kijken wat er nodig is om dit te verbeteren, is al een hele goede eerste stap.
Maar niet elke verzuimmelding is hiermee te voorkomen, dus wat kan je het beste doen wanneer je (zoals vanochtend), toch die verzuimmelding binnen krijgt.
Blijf in contact
Wat van belang is om de verzuimde medewerker altijd telefonisch contact met de leidinggevende op te laten nemen. Onderzoek wijst namelijk uit dat het telefonisch contact hebben met de leidinggevende de drempel kan verhogen om een verzuimmelding te doen. Hiermee voorkom je het “makkelijke verzuim” van mensen die een dagje geen zin hebben. Tijdens het telefonische contact is het van belang om concrete afspraken te maken over (1) de mogelijkheden die de medewerker binnen de beperkingen nog wel heeft, (2) de verwachting van de duur van het verzuim en afhankelijk daarvan (3) een afspraak voor volgend contactmoment. Maak hierbij afspraken voor de korte termijn en laat de medewerker hier zelf de regie in nemen, maar stuur hier als leidinggevende strak in. Eventuele controle middels een huisbezoek is ook mogelijk, wat mogelijk ook door de bedrijfsarts kan worden gedaan. Wanneer een medewerker binnen een termijn van zeven dagen weer beter is gemeld, is er sprake van kortdurend verzuim. Maar wat als dit bij dezelfde medewerker datzelfde jaar vervolgens nog een aantal keer voorkomt? Signalering in frequent kortdurend verzuim is van belang bij het voorkomen van langdurig verzuim. Bij de derde verzuimmelding binnen de termijn van een jaar, is het van belang om een frequent verzuimgesprek te voeren. Wat ik zelf tijdens het frequent verzuimgesprek bespreek is enerzijds de constatering van de regelmatige verzuimmeldingen, anderzijds voer ik dit gesprek met als doel de achterliggende reden te achterhalen om de oorzaak daarvan aan te pakken (met het oog op de toekomst).
Grip krijgen op verzuim
Waar ik nu grip lijk te hebben op het preventief-, kortdurend- en frequent verzuim, betekent dat niet dat mensen niet meer langdurig kunnen verzuimen. Je ziet het nu bijvoorbeeld met mensen die voor langere tijd uit de running zijn door de gevolgen van COVID.
Bij langdurig verzuim op basis van lichamelijke klachten, wordt aangeraden wekelijks (telefonisch) contact met de medewerker te hebben en te kijken naar mogelijkheden die de organisatie kan doen o.b.v. het advies van de bedrijfsarts op het gebied van passende interventies die gepaard gaan met de klachten. Denk hierbij aan revalidatietrajecten of nodige aanpassingen op de werkvloer.
Het kan voor een medewerker als belastend worden ervaren wanneer de verzuimmelding van psychische aard is om alweer snel op locatie te komen om in gesprek te gaan. Toch is fysieke aanwezigheid heel belangrijk. Op basis van de aard van de psychische klachten kan het van belang zijn om een medewerker tijdelijk niet op locatie te laten komen en iemand helemaal te ontzien van werk gerelateerde zaken. Een huisbezoek kan dan een optie zijn, maar wat ik bijvoorbeeld fijn vind is om met een medewerker te gaan wandelen. Het voordeel aan wandelen is dat een medewerker je niet de hele tijd hoeft aan te kijken. Dit kan de druk verminderen en zelfs het effect hebben om opener te zijn in gevoelens. Daarnaast bevordert wandelen de fysieke en mentale gezondheid. Hierdoor kan frequent contact toch mogelijk worden gemaakt.
Let wel op dat het bij iedere casus van belang is om bij een (langdurige) verzuimmelding altijd in samenwerking met de bedrijfsarts te kijken welke mogelijke interventies er passend zijn bij het ziektebeeld. Wanneer enige opbouw weer mogelijk is, is het van belang dat er per situatie wordt gekeken wat mogelijk is. Onderschat als leidinggevende nooit de psychische belastbaarheid van mensen die langdurig in het verzuim zitten, ook niet als de reden van het verzuim lichamelijke klachten zijn.
In een intramurale setting kunnen medewerkers in verzuim een rol spelen in het toezicht in bijvoorbeeld huiskamers of algemene ruimtes waar bewoners zich bevinden. Vanuit die toezichthoudende rol is de drempel lager om taken uit de eigen functie op te pakken, dan dat iemand volledig thuis zit en de binding met collega’s, bewoners en de locatie gaat missen. Perspectief in de opbouw is van belang, leg daarom de (besproken) afspraken vast en geef de medewerker ook de ruimte om mee te denken in de opbouw. Kijk hierbij ook breder dan naar alleen werkzaamheden in de eigen functie.
Na het moment van beter melden is het belangrijk om alsnog altijd een (verzuim)gesprek met de medewerker te hebben, waarin ook naar de toekomst wordt gekeken. Tijdens gesprekken die volgen is het van belang dat het “voorkomen van verzuim” altijd een onderdeel van gesprek zou moeten zijn. Om dit in positieve zin te benoemen, breng ik dan bijvoorbeeld onderwerpen als “werkplezier” of “waarop ben je trots in het werk” ter sprake.
Conclusie
Kortom, is jouw rol als leidinggevende en je betrokkenheid bij de medewerker van groot belang in het (preventief) verzuim van medewerkers? Naast je begrip voor de situatie, zijn duidelijke afspraken belangrijk die perspectief bieden en sturen op terugkeer, voor zover dat mogelijk is. Wanneer blijkt dat er geen mogelijkheden tot terugkeer zijn, zal in samenwerking met de bedrijfsarts en P&O naar wegen elders gezocht moeten worden. Alle genoemde oplossingen dragen dus niet direct bij aan het oplossen van de verzuimmelding die via de nachtdienst vanochtend binnenkwam, maar helpen wel grip te krijgen op het verzuim binnen het team en er op een proactieve manier aan te werken.
