De crisis voorbij…

In een eerder artikel vertelden wij over onze visie op leiderschap binnen de huidige Corona-crisis en hoe wij dit als 22graden kunnen faciliteren. In dit artikel willen we meer vertellen over hoe dat in de praktijk gaat. Bij 22graden weten wij (helaas) inmiddels wel raad met Covid-19! Wij ondersteunen zorgorganisaties op strategisch, tactisch en operationeel niveau, onder andere om Covid-19 onder controle te houden of te krijgen. Hoe we dat hebben gedaan en nog steeds elke dag doen? Daar vertellen we graag meer over. Ook willen we graag een doorkijkje maken: hoe gaan we de komende tijd om met een crisis die dat stadium al voorbij is? Om dat te doen is het goed om voor ogen te houden wat een crisis is.

Een crisis bevat de volgende kenmerken:

1.Een verrassingselement

2.Vormt een substantiële dreiging voor de organisatie (of maatschappij)

3.Een hoge mate van onzekerheid

4.Korte beslistijden

Binnen 22graden hebben wij het afgelopen half jaar binnen verschillende opdrachten te maken gekregen met Covid-19. Soms in bestaande opdrachten, soms betrof het een opdracht die ontstond dóór de uitbraak. We willen er drie voorbeelden uitlichten (op basis van organisatieniveau) en aan de hand hiervan vertellen (aan de hand van de crisis-kenmerken) wat wij ook voor úw organisatie zouden kunnen betekenen:

Operationeel

Tijdens een Covid-19 uitbraak bij een VVT-organisatie in het midden van het land, is een nieuwe teststraat opgezet om de testcapaciteit te vergroten. Er was geen tijd (4) om alles uit te denken, er moest snel en veel getest worden. Nadat deze teststraat in werking was gesteld, is een adviseur van 22graden aangetrokken om tijdelijk meer slagkracht te krijgen. Zij heeft samen met de kwaliteitsverpleegkundige de coördinatie van de teststraat geoptimaliseerd. Inmiddels is de teststraat opnieuw gebruikt en is de nieuwe werkwijze geborgd. Door op een effectievere en efficiëntere manier te plannen en organiseren is hier veel capaciteitswinst behaald. Daarnaast heeft zij ook een aantal dagen daadwerkelijk op de teststraat gewerkt en ervaring opgedaan met het snel en goed testen van medewerkers.

“Vanuit eigen intrinsieke motivatie aansturen”

Zij heeft dit gedaan door het gesprek aan te gaan met zorgmedewerkers met hun passie en trots als uitgangspunt, waarbij de werkwijze en rolverdeling rondom de teststraat duidelijker wordt neergezet, zonder dat dit afbreuk doet aan ieders motivatie. Het team weet op deze manier waar hij of zij aan toe is en kan er prettig gewerkt worden. Dit kregen wij in deze opdracht ook terug als compliment: Er werd aangegeven dat door het verhelderende gesprek en duidelijke rolverdeling de toegewezen taken beter kunnen worden uitgevoerd: zij tonen hierdoor meer eigenaarschap. Er is duidelijkheid over verwachtingen (3) in een onzekere tijd en dat creëert rust.

Tactisch – leidinggevend

Ook op tactisch niveau wordt er door onze adviseurs en interim-leidinggevenden meegedacht en meegewerkt aan het organiseren van de (noodzakelijke) veranderingen rondom Covid-19. Tijdens de eerste golf, in maart, is een huisartsenpost in de Randstad omgezet naar een Covid-19 post om de grote toestroom (2) van deze patiënten op te vangen en tegelijk te zorgen voor meer isolatie van deze groep. Een van onze 22graden interim-leidinggevenden is deze opdracht aangegaan, nadat de Covid-19 post een week had gedraaid en bleek dat er meer nodig was dan de organisatie op dat moment zelf in huis had. De medewerkers van deze huisartsenpost hadden in deze periode baat bij een leidinggevende die vastberaden aan het werk ging en structuur bood aan de organisatie. Deze structuur heeft onze interim-manager geboden.

22graden en Covid-19 = structuur brengen bij organisaties en duidelijkheid bieden

Strategisch – beleidsmatig

Naast de dagelijkse praktijk is het ook belangrijk dat beleidsmatig en organisatiebreed de lijnen goed lopen. Bij een van onze andere opdrachtgevers uit de VG-sector ontstond in maart een nieuwe dynamiek: door de Covid-19 uitbraak werd een centraal crisisteam ingericht. Hierbij werd alle besluitvorming uit de lijn gehaald, ondergebracht in een kernteam en vanuit een directieve leiderschapsstijl werd de organisatie geleid. In de onzekere begintijd (3) was dit voor iedereen erg prettig. Maar uiteindelijk werd ook deze crisis min of meer ‘normaal’. Het verrassingselement (1) ging eraf, de onzekerheid nam af en medewerkers en cliënten willen weer meer hun eigen plan gaan trekken en krijgen vragen bij maatregelen en stellen beslissingen ter discussie. Klinkt bekend? Dat is het moment om verantwoordelijkheden terug in de lijn te leggen waar mogelijk. Hoewel de ontwikkeling van het virus nog steeds onzeker is, kunnen we wel stellen dat het enige kenmerk dat echt overeind is gebleven de substantiële dreiging voor organisaties, de zorg en de maatschappij in het algemeen is. We zijn dus de crisis voorbij.

Hoe ga je goed om met een crisis welke geen crisis meer is?

Het moment is al enige tijd bereikt dat wij ons beter kunnen voorbereiden op nieuwe Covid-19 besmettingen en daarmee kunnen voorkomen dat iedere uitbraak als een nieuwe crisis behandeld moet worden. Hierbij is het van belang om draaiboeken (noodplan) en (communicatie)beleid klaar te hebben op het moment dat het zover is. Scenario-denken en risicoanalyse zijn hierbij de sleutelwoorden. Hierbij worden in ieder geval de volgende items meegenomen:

• Personeelsbezetting

• Implementatie van maatregelen

• Communicatie

• Inzet van quarantaine

Tot slot

Op het operationele vlak ondersteunen wij afdelingen en medewerkers door het tijdelijk inzetten van onze professionals. Dit levert zowel extra slagkracht op, als een groter gevoel van motivatie en betere sfeer voor de teams. Op tactisch niveau zijn wij bezig met de Covid-19 uitbraak, door het opzetten van nieuwe locaties en bijbehorende werkprocessen waarbij wordt gezorgd dat iedereen mee is. Ook helpen wij organisaties met het voorkomen van een nieuwe crisis: wij helpen organisaties met het ontwikkelen van beleid en strategie. Zo kan de organisatie en haar medewerkers zich blijven focussen op het primair proces.Alleen zo kunnen we samen Covid-19 de baas zijn. Oók op organisatorisch gebied!